Registre UBO: votre société a-t-elle fait sa déclaration?

Dès le 1er janvier 2020, l'administration belge imposera des sanctions à toute société qui n'aurait pas communiqué ses bénéficiaires effectifs. Il ne vous reste donc plus que quelques semaines pour vous conformer à la loi du 18 septembre 2017 qui prévoit la mise en place d'un registre des bénéficiaires effectifs (Ultimate Beneficial Owners), accessible via le portail en ligne MyMinFin.

La création du registre UBO

Le registre UBO tend à prévenir le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme en imposant à toutes les sociétés belges d'y inscrire les informations relatives à ses bénéficiaires effectifs. Initialement imposé pour le 31 octobre 2018, puis le 30 septembre 2019, l’administration a annoncé qu'elle n'appliquerait des sanctions aux sociétés qui n'auraient pas effectué ladite déclaration, qu'à compter de janvier 2020.

Qui doit-on mentionner dans la déclaration UBO?

Les bénéficiaires effectifs d'une société sont les personnes physiques qui, directement ou indirectement, disposent d'un pouvoir de vote suffisant ou détiennent un intérêt financier suffisant dans la société, ce qui est recouvre, selon la loi, toutes les personnes qui disposent de plus de 25 % des parts ou des droits de vote de la société. Les conventions d’actionnaires et autres droits contractuels de nommer ou révoquer les administrateurs doit également être pris en compte pour la détermination des bénéficiaires effectifs.

Les noms des bénéficiaires effectifs ainsi que leur lieu de résidence, numéro de registre national, nationalité et date à laquelle ils sont devenus bénéficiaires effectifs (et type de UBO - direct/indirect, isolé/groupé... )  doivent être inscrits dans le registre. 

Toute modification des données ou de l'identité des bénéficiaires effectifs d'une société doit en outre être transmise pour une modification du registre UBO dans le mois de la prise de connaissance de la modification. Enfin, chaque année, les administrateurs d'une société devront confirmer ou adapter la situation des bénéficiaires effectifs de la société.

Quelles sont les sanctions prévues en cas de non-respect ?

En cas d’infraction aux dispositions de la loi du 18 septembre 2017 et en particulier en l'absence de déclaration, les administrateurs/gérants de la société seront passibles d’amendes administratives comprises entre 250€ et 50 000€ ainsi que d'amendes pénales pouvant varier entre 400 et 40.000 EUR.

Qui a accès au registre UBO?

Le registre UBO est accessible à toutes les autorités publiques chargées de la lutte contre le terrorisme et le blanchiment d'argent, y compris les autorités fiscales, ainsi que les professions qui sont soumises à un devoir de surveillance, tels que les avocats, les banques, les notaires ou encore les comptables.

Chaque personne physique pourra de plus consulter une série de données dans le registre, sans qu'un intérêt légitime ne doive être démontré. Toutefois, pour des raisons de respect de la vie privée, ces personnes n'auront pas accès à toutes les données (en particulier l'adresse des bénéficiaires effectifs).

Pour toute question relative à votre déclaration UBO ou si vous avez besoin d'assistance pour l'effectuer, n'hésitez pas à contacter votre avocate, Me Eloy, dont les bureaux sont situés à Ottignies-Louvain-la-Neuve au 028/96.89.38 ou via l'adresse e-mail suivante contact@eloy-avocat.be. 

Le SPF Finance a également publié un FAQ en la matière disponible via ce lien : FAQ SPF